Medlemmers daglige møde med foreningen, især i disse tider, er ofte virtuel – via hjemmesiden. Det er på mange måder her, både nye og garvede medlemmer interagerer med foreningen.
Derfor er det vigtigt, at jeres hjemmeside ikke bare giver et godt førstehåndsindtryk. Det skal også have alle de funktioner, I selv og medlemmer har brug for til daglig.
Det gælder alt fra kursusoversigter til selvbetjeningsløsning, donationsmuligheder, NemID integration og sekretærløsning for virksomhedsforeninger. Og meget mere!
Men det er samtidig vigtigt, I har et medlemssystem, der passer til jeres behov. Der er ingen grund til at have (eller betale for) et donationssystem, hvis I ikke har brug for det.
Har I egentlig styr på alle de funktioner, jeres nuværende system har – eller mangler?
Nedenfor kan du læse mere om, hvilke krav du egentlig bør stille til medlemsportalen.
Saml al medlemsdata, økonomi og aktiviteter ét sted
Overordnet skal medlemssystemet agere som både det administrative center, opslagstavle for medlemmer og virtuelt mødested.
Det vil sige, at uanset ekstra funktionalitet, så skal portalen som minimum:
- Medføre mindre administration, fordi manuelle opgaver reduceres og der for eksempel aldrig er behov for dobbeltindtastning
- Give nemmere håndtering af medlemsdata, fordi detaljer såsom adresser, abonnementer, udvalgsfunktioner og basisoplysninger i høj grad kan automatiseres
- Samle al data ét sted, fordi medlemssystemet fungerer som digitalt samlingspunkt
- Være let tilgængelig for medlemmer og administration, fordi de kan logge på hvor som helst – også på mobilen
- Gøre det muligt for medlemmer at gøre de ting på platformen, som de forventer, fordi alle relevante funktioner er tænkt på i forvejen og implementeret
- Sikre bedre data- og driftssikkerhed – lavere risiko for menneskelige fejl ved overførsel af medlemsdata gør det nemmere at overholde persondataloven
Ekstra funktionalitet er kun ekstra, hvis I ikke har brug for den
Hvis du spørger os, så findes der ikke noget som ekstra funktionalitet.
Der findes de funktioner, I har brug for, og så findes der funktioner, som I ikke har brug for.
Sjældent er to foreninger helt ens, og derfor er det også mindre sandsynligt, at I har brug for nøjagtig de samme funktioner som en vilkårlig anden forening.
Medlemssystemer til foreninger kommer i mange forskellige former og størrelser. Det bedste system bliver oftest ikke kun udviklet til at gøre det nemt for foreningen at håndtere og administrere medlemmer – det gør det også fedt og attraktivt at være medlem i foreningen!
Det taler vi meget mere om på vores kommende webinar om medlemsportaler og de mange forskellige muligheder, der findes.
Men her får du lige en lille prøve smag. Og hvis du vil læse mere om de forskellige løsninger, kan du se mere her.
Lokalforeningsløsning
Med en lokalforeningsløsning er det for eksempel muligt (og nemt) at gruppere medlemmer ud fra diverse kriterier, såsom ansættelsessted, adresse eller noget helt andet. Kriterierne afgør I selv.
Selvbetjeningsløsning
En medlemsportal med en selvbetjeningsløsning er ikke ligefrem en ny idé. Problemet er bare, at mange foreninger desværre bakser med et selvbetjeningssystem, der ikke spiller så godt sammen med medlemsportalen.
Sekretærløsning
Mange foreninger og organisationer har personlige medlemmer som del af foreningen. Velsagtens de fleste foreninger fungerer sådan.
Donations- og frivilligløsning
Enhver der har arbejdet med donationer og frivillige i forbindelse med foreningsarbejde, ved hvor besværligt de administrative opgaver kan være — som fx oprettelse af personer og indtægtsføring af bidrag og donationer.
Eventløsning
Og glem ikke eventløsning! Så snart I skal oprette kurser, ventelister, udskrive dokumentation og håndtere til- og framelding, bliver det meget hurtigt uoverskueligt uden det rette eventsystem.
Funktionalitet er første prioritet, tæt fulgt af brugervenlighed
Sidst men ikke mindst, så er funktioner og smarte måder at gøre tingene på ikke alt. Løsningen skal også meget gerne være nem at bruge og navigere i. Det du’r ikke at sidde med verdens mest avancerede medlemssystem, hvis ingen ved, hvordan man bruger det.
Det svarer lidt til at købe en Tesla, hvor producenten har gemt speederen under bagsædet – det kan godt være, det er meget fikst, men det er også ubrugeligt.
En god selvbetjeningsløsning sørger for, at alt det, som medlemmer og administratorer har brug for, er nemt tilgængeligt og lige ved hånden.