Spillereglerne er meget ligetil. Kan du svare ja på et spørgsmål, får du ét point. Kan du ikke svare ja, får du intet point.
Målet er også ganske simpelt. Få fire point. Får du tre, er du sandsynligvis OK. Får du kun to eller ét point, dog, bør du kraftigt overveje at gøre noget.
Vi hjælper meget gerne dig og din forening videre med alt fra rådgivning til gratis webinarer og konkret hjælp til valg af løsning og implementering på tværs af ønsker og behov.
Medlemssystemer til foreninger er, trods alt, hvad vi gør bedst.
Så, lad os komme i gang!
1. Er al data samlet ét sted?
Den mest direkte fordel ved at samle al data ét sted, er, at medlemmerne kun skal gå ét sted hen for at opdatere medlemsinformation, tilmelde sig eller forny medlemskab – i medlemssystemet, på hjemmesiden og hvor I ellers har data.
Der er med andre ord aldrig brug for mere end ét klik, uanset hvad der bliver lavet og uanset hvordan jeres medlemsportal hænger sammen med jeres hjemmeside, nyhedsbrev, medlemsregister osv., osv.
Men andre, måske lidt mindre åbenlyse fordele ved at samle al data er:
- Sikkerhed — fremfor flere forskellige adgange og platforme, der skal sikres og tjekkes gang på gang, har I kun ét datacenter, der skal sikres
- GDPR — med alle informationer lagret ét sted gør det hele processen og opbevaringen af medlemsdata langt mindre kompliceret
- Færre manuelle fejl — den automatiske opdatering af data alle steder betyder, at risikoen for fejltastninger og andre menneskelige fejl styrtdykker
- Brugeroplevelse — opdateringer på kurser og ændringer, som medlemmerne laver i selvbetjeningssystemet (hvis I har sådan et), sker straks, så alle altid er up-to-date
- Lokalforeningsløsning — når al data er samlet, er det også langt nemmere at fordele visninger af den data ud på mindre afdelinger (det er især nyttigt for landsdækkende foreninger, hvad end det er skoleforeninger, kristne foreninger eller enhver anden forening med afdelinger spredt ud over forskellige postnumre)
2. Har I en selvbetjeningsløsning?
En up-to-date og velfungerende selvbetjeningsløsning er for mange foreninger fuldstændig uundværlig. Hvis du ikke allerede var klar over det, så har pandemien med garanti fået dine øjne op.
I vores digitale levealder er det stort set umuligt at følge med udviklingen og medlemmers forventninger, hvis I ikke har en habil selvbetjeningsløsning.
For medlemmerne vil også selv.
Giv dem lov til det. Det er en god (og nem) måde for medlemmer at engagere sig i foreningen.
Og så sparer det jer endda for en masse administrativt arbejde.
Udfordringen er, at selvom I (ligesom mange andre foreninger) måske allerede har et selvbetjeningssystem, så ser vi desværre ofte, at det ikke spiller godt sammen sammen med systemerne i sekretariatet – såsom medlemssystem, eventløsning og økonomisystem.
Måske I endda står med to (eller flere) forskellige systemer, der aktivt modarbejder hinanden (især hvis de ikke deler samme datacenter).
Den bedste selvbetjeningsløsning tager udgangspunkt i selve medlemssystemet og bliver en del af det system.
3. Har I en lokalforeningsløsning?
En lokalforeningsløsning er i bund og grund en decentraliseret medlemsløsning.
Med andre ord, hvis I er en landsdækkende forening eller på anden måde har flere forskellige afdelinger på tværs af by-, kommune-, eller landegrænser, gør en lokalforeningsløsning det muligt at opdele hele medlemssystemet i relevante hierarkier.
Fx kan en gruppe medlemmer i Horsens kobles sammen med en lokal administrator, der håndterer aktiviteter og informationer for den gruppe, mens andre medlemmer i måske Tørning kan kobles sammen med en anden lokal administrator.
Og hvis I samtidig har al data samlet, er det også muligt for hovedadministratorer i fx Aarhus at se opdateringer af medlemsinformationer og al anden relevant data, så snart de er indtastet af den lokale administrator.
4. Taler hjemmesiden samme sprog som medlemssystemet?
Hvis medlemssystemet udgør det virtuelle håndtryk mellem foreningen og jeres medlemmer, så er hjemmesiden på mange måder stedet, hvor nye og potentielle medlemmer danner deres førstehåndsindtryk af jer som forening.
Derfor er det ikke nok, at hjemmesiden er spritny og indbydende. Hvis nye medlemmerne får en mindre god brugeroplevelse, når de logger på medlemsportalen, kan resten næsten være ligegyldigt.
Alle nødvendige informationer og funktioner skal være så nemme som muligt at tilgå og bruge — også (læs: især) på helligdage og sene aftener, hvor der ikke sidder nogen klar ved telefonen.
Hvis de ikke kan finde datoen for et givent event eller hvis donationsknappen ikke fungerer eller hvis de ikke ved, hvordan de ændrer deres givne email, giver man dem en glimrende undskyldning for at miste interessen.
Og det er ekstra synd, når det nu så nemt kunne være undgået. Hvis I derimod formår at tilbyde flere funktioner eller en bedre brugerflade, end de havde forventet, banker I til gengæld ekstra point i nettet fra dag 1.
Karaktergivning — hvor mange point fik I så?
Det er altid sjovt at vide, og du skal være mere end velkommen at dele det med os på LinkedIn.
Men i virkeligheden er det selvfølgelig ikke så ligetil at beslutte, om jeres medlemssystem skal have en omgang eller ej. Og selvom vi har udvalgt nogle af de vigtigste elementer ovenfor, så er det jo langtfra et fyldestgørende spørgeskema .
Andre spørgsmål, der også er relevante at spørge, er:
- Hvor god er platformen på mobil?
- Hvad med hjemmesiden — er den responsiv?
- Hvad bruger jeres medlemmer oftest portalen til?
- Har I overhovedet brug for en lokalforeningsløsning?
- Hvor meget koster det egentlig at være ‘up-to-date’?
Vi kunne blive ved. Spørgsmål er der som bekendt rigelige af. Men den vakse læser har måske også bemærket:
Selvom det langtfra er et krav, at du kan sige ja til alle ovenstående punkter, så afhænger de alle i en grad af hinanden.
Det vil sige, de spiller hinanden bedre, når de er til stede sammen.
Den gode selvbetjeningsløsning bliver kun bedre af, at I har al data samlet i medlemssystemet. Samtidig forbedres en lokalforeningsløsning (og ikke mindst administrationen af den) markant med en stærk selvbetjeningsløsning. Og så videre.
Så hvis dit hoved summer med endnu flere spørgsmål nu end da du først klikkede dig vej herind, er du altid velkommen at ringe eller skrive til os for en uforpligtende snak om jeres nuværende løsning.
Tag fat i mig, Sune Andersen, på 21 46 14 21 eller sune.knopp@computercamp.dk.